Privacy statement Vereniging Scouting Titus Brandsma

Vereniging Scouting Titus Brandsma verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging en de overkoepelende organisaties zoals de regio en Scouting Nederland.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Vereniging Scouting Titus Brandsma verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • Jeugdleden en vrijwilligers van de Vereniging Scouting Titus Brandsma
  • Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting of ooit een lidmaatschap hebben gehad
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Vereniging Scouting Titus Brandsma verwerkt o.a. persoonsgegevens in Scouts Online (SOL), de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Hierbij is de vereniging verantwoordelijk voor het juist invoeren van de gegevens. Daarnaast kan een lid, na registratie, ook zelf zijn gegevens inzien en wijzigen. Het privacy statement voor Scouts Online is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Naast Scouts Online maakt de vereniging ook gebruik van andere systemen waar persoonsgegevens in kunnen voorkomen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de financiële administratie (boekhoudprogramma Minipak) en Social Media. Meer informatie hieromtrent vindt u in ons privacy beleid.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van Scouting of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal lid of relatie van Scouting bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken of activiteiten via bijvoorbeeld e-mail of onze nieuwsbrief.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie

Verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier tijdens een zomerkamp.

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. De vereniging registreert deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ via het gezondheidsformulier. Tevens wijst de vereniging ouders/verzorgers op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Hoe gaan we met persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Je kunt uiteraard zelf bij je in Scouts Online geregistreerde persoonsgegevens. Door in te loggen in Scouts Online met je Mijn Scouting-account kun je alle in Scouts Online geregistreerde gegevens terug vinden en bewerken. Gegevens geregistreerd buiten Scouts Online zijn alleen opvraagbaar via de ledenadministratie of het secretariaat van de vereniging.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen scouting

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de landelijke ledenadministratie worden opgehaald.

Vereniging Scouting Titus Brandsma kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen anders dan haar overkoepelende organisaties (Scouting Nederland).

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap en geregistreerd in Scouts Online worden door Scouting Nederland in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.

Vereniging Scouting Titus Brandsma bewaard in haar eigen systemen persoonsgegevens tot maximaal 1 jaar na uitschrijving. Uitgezonderd hierop zijn gegevens die betrekking hebben tot de financiële administratie welke een wettelijke bewaartermijn hebben van minimaal 7 jaar.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Vereniging Scouting Titus Brandsma gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens van mij verwerkt worden?

Door in te loggen in Scouts Online met je Mijn Scouting-account kun je je gegevens met betrekking tot

jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met Scouting, terug vinden en bewerken. De offline gegevens zijn alleen opvraagbaar via de ledenadministratie of het secretariaat van de vereniging.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Vereniging Scouting Titus Brandsma kun je terecht bij het verenigingsbestuur via verenigingsbestuur@connectitus.nl. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met Scouting Nederland via info@scouting.nl.

Wijzigingen privacybeleid en privacy statement

Vereniging Scouting Titus Brandsma behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid en de privacy statement.

 

Reacties zijn gesloten.